Eine Rechnung, die per Post empfangen, in eine Tabelle eingegeben und dann per E-Mail an den Buchhalter gesendet wird, der sie in eine Software überträgt. Dieser absurde Weg existiert immer noch in vielen französischen KMUs. Die Digitalisierung der Prozesse besteht darin, diese manuellen Abläufe durch digitale Flüsse zu ersetzen, in denen Informationen ohne erneute Eingabe, ohne Verzögerung und ohne Verlust zirkulieren. Dieses Mechanismus zu verstehen, ermöglicht es, die tatsächlichen Produktivitätsgewinne zu erkennen, nicht die, die durch Marketingreden versprochen werden.
Process Mining: Kartografieren, bevor man digitalisiert
Bevor man ein Werkzeug auswählt, muss man wissen, wo die Zeit verloren geht. Haben Sie schon bemerkt, dass ein Auftrag drei Tage braucht, um von einer Abteilung zur anderen zu gelangen, während die Bearbeitung selbst nur zehn Minuten dauert? Das Problem liegt selten in der Aufgabe selbst, sondern in den Warteschlangen zwischen den Aufgaben.
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Genau das zeigt das Process Mining. Diese Methode besteht darin, die Ereignisprotokolle Ihrer Software (ERP, CRM, E-Mail) zu analysieren, um den tatsächlichen Verlauf eines Dokuments oder einer Anfrage nachzuvollziehen. Werkzeuge wie Celonis oder UiPath Process Mining extrahieren diese Daten und erstellen eine visuelle Karte des Prozesses, so wie er tatsächlich abläuft, nicht so, wie er in einem Verfahren beschrieben ist.
Laut der Beratungsfirma Everest Group (Bericht “Process Mining State of the Market 2023”) wird dieser Ansatz zum Standard in großen Industrieunternehmen und im Finanzdienstleistungssektor in Frankreich. Er ermöglicht es, die Produktivitätsgewinne vor und nach der Digitalisierung zu quantifizieren, was die Art der Entscheidung verändert: Man wechselt von einer Intuition zu einer Berechnung.
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Für kleinere Unternehmen bleibt das Vorgehen dasselbe, auch ohne das spezialisierte Werkzeug. Eine einfache Zeitmessung der Schritte eines wiederkehrenden Prozesses (Auftragsbearbeitung, Genehmigung eines Angebots, Einarbeitung eines Mitarbeiters) reicht aus, um Engpässe zu identifizieren. Plattformen wie Omniz ermöglichen es dann, die Softwarebausteine miteinander zu verbinden, um diese Abläufe zu optimieren.
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Was wirklich zählt
Die Automatisierung gehört zu den ältesten Versprechungen der Digitalisierung. Der Unterschied heute ist die Granularität. Man automatisiert nicht mehr gleich eine ganze Abteilung auf einmal: Man zielt auf eine bestimmte Aufgabe ab, misst das Ergebnis und geht dann zur nächsten über.
Drei Arten von Aufgaben, die vorrangig automatisiert werden sollten
- Die mehrfachen Eingaben derselben Daten. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter Informationen von einem System in ein anderes überträgt, besteht das Risiko von Fehlern und es geht Zeit verloren. Ein Connector zwischen Softwarelösungen beseitigt diesen Schritt.
- Die Genehmigungsabläufe per E-Mail. Ein Angebot, das in einem Posteingang wartet, kommt nicht voran. Ein digitaler Workflow sendet die Anfrage an die richtige Person, mit automatischer Erinnerung im Falle von Verzögerungen.
- Manuelle Berichte, die in Tabellenkalkulationen zusammengetragen werden. Wenn die Daten bereits in Ihren Tools vorhanden sind, ersetzt ein Echtzeit-Dashboard die wöchentliche Zusammenstellung.
Die rentabelste Automatisierung zielt auf häufige und wenig wertschöpfende Aufgaben ab. Ein Prozess, der zweimal im Jahr durchgeführt wird, rechtfertigt keine Softwareinvestition. Ein täglicher Prozess, der dreißig Minuten in Anspruch nimmt, hingegen, summiert sich auf über einhundert Stunden pro Jahr.
Digitalisierung und europäische Regulierungsanforderungen
Digitalisieren bedeutet nicht nur, schneller zu werden. Seit einigen Jahren schreibt die europäische Regulierung Anforderungen vor, die bestimmte Digitalisierungen verpflichtend machen, nicht optional.
Die DORA-Verordnung für den Finanzsektor
Der Digital Operational Resilience Act (DORA), der seit Januar 2025 gilt, betrifft Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister. Er verlangt, kritische Prozesse mit strengen Anforderungen an Resilienz und Nachvollziehbarkeit zu digitalisieren, einschließlich regelmäßiger Tests zur Geschäftskontinuität.
Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen in diesem Sektor sich nicht mehr mit einem isolierten Werkzeug zufrieden geben können. Die digitale Architektur muss die Verfügbarkeit der Daten und die Fähigkeit gewährleisten, im degradierten Modus zu arbeiten.
Die CSRD-Richtlinie und die Erfassung von ESG-Daten
Die europäische CSRD-Richtlinie verlangt für die ab 2024 beginnenden Geschäftsjahre von großen Unternehmen ein detailliertes und prüfbares nichtfinanzielles Reporting. Umwelt-, Sozial- und Governance-Daten müssen standardisiert erfasst werden.
Ohne einen dedizierten digitalen Prozess beruht diese Erfassung auf Dateiaustausch zwischen Abteilungen, mit den Risiken von Inkonsistenzen, die dies mit sich bringt. Die Digitalisierung der ESG-Datenerfassung wird somit zu einer Frage der Compliance, nicht nur der Effizienz.
Change Management: Der Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet
Eine perfekt konfigurierte Software, die von den Teams ignoriert wird, bringt keinen Gewinn. Der Widerstand gegen Veränderungen ist kein Mentalitätsproblem, sondern ein Problem der Gestaltung des Rollouts.
Warum werden einige Werkzeuge innerhalb weniger Tage angenommen, während andere monatelang untergenutzt bleiben? Der Unterschied liegt oft an drei konkreten Faktoren:
- Ersetzt das Werkzeug eine Aufgabe, die der Mitarbeiter selbst als mühsam empfindet? Wenn ja, erfolgt die Akzeptanz schnell. Wenn das Werkzeug einen Schritt zu einem Prozess hinzufügt, den der Benutzer als einfach empfand, wird der Widerstand stark sein.
- Findet die Schulung am Arbeitsplatz mit den echten Fällen des Alltags statt? Eine theoretische Sitzung im Seminarraum hat wenig nachhaltige Wirkung.
- Ist das Feedback sichtbar? Konkrete Ergebnisse in den ersten Wochen zu zeigen, beschleunigt die Akzeptanz. Ein gemeinsames Dashboard, das die gewonnene Zeit anzeigt, funktioniert besser als eine Rede über digitale Transformation.
Die Digitalisierung der Prozesse beschränkt sich nicht auf die Wahl einer Software. Die vorherige Analyse der Flüsse, die gezielte Auswahl der zu automatisierenden Aufgaben, die Berücksichtigung der regulatorischen Anforderungen und die Vorbereitung der Teams bilden ein Gesamtpaket. Unternehmen, die diese vier Dimensionen parallel angehen, erzielen messbare Ergebnisse. Diejenigen, die sich nur auf das Werkzeug konzentrieren, enden oft damit, einen fehlerhaften Prozess zu digitalisieren, was bedeutet, dass sie einen bereits nicht funktionierenden Ablauf beschleunigen.